Reunión de Equipo. ¿Para qué?

Por Henry Salazar Henao
 
He visto personas que al citarlas para una sesión de equipo, se hacen la pregunta, ¿Para qué? y en su lenguaje no verbal denotan indisposición, pocas ganas, desmotivación, desgano… es decir sensaciones displacenteras ante la idea de reunirse con su jefe y compañeros de trabajo. Veamos algunas razones que pueden estar detrás de este panorama:

  • Muchas veces las personas no saben a qué van, no han recibido una comunicación clara frente al objetivo de la reunión o esta es una práctica donde las personas asisten obligadas a un espacio donde ven poca productividad. Estas personas pueden decirse ¿Y ahora qué irá a ocurrir allí?
  • Los miembros del equipo van a escuchar un monólogo de su líder o discursos sobre lo que hace falta, lo que no se ha logrado, lo que está pendiente o a que le pidan cuentas de sus equivocaciones o errores y por lo tanto debe hacer sus “descargos” en público. El pensamiento puede ser: “hay que ir bien armado, por lo que pueda pasar”.
  • En ocasiones la conversación se monopoliza en el jefe o líder o en dos personas que tratan de obtener la razón y para las cuales sus asuntos priman sobre los de los otros. Por tanto, los demás miembros del equipo piensan ¿y yo que hago aquí?, con todo lo que tengo que hacer… pero debe quedarse hasta el final pues es una reunión de equipo.
  • Los asuntos se discuten, pero al final se sabe con anticipación cómo y quién terminará decidiendo, así que no es una decisión compartida. Y algunos se quedan con la idea de… ¿Para qué entonces me preguntan?
  • Comenzamos con un tema y terminamos hablando de muchos otros, por tanto la desorganización, la informalidad y la falta de foco hacen que el escenario se torne confuso y sin sentido. ¿Para dónde vamos?, esto es perder el tiempo.
  • El ambiente que rodea la sesión está caracterizado por tensión y mala energía, entonces cada cual escoge mecanismos de evasión y defensa para estar lo más ausente que se pueda. ¿Qué tengo pendiente?…Hay que llamar a un cliente, buscar un dato urgente, hacer un dibujo en un papel, entre otros.
  • La falta de unas normas básicas de interacción y convivencia, pueden ser la causa de un clima poco productivo. Por tanto, las personas se autoregulan con algunas premisas básicas como “de esto es mejor no hablar”, “al jefe hay que darle la razón”, “mejor me quedo callado para evitar problemas con…”, “Para qué hablo si al final, no se tiene en cuenta”…
  • Reuniones informativas, unilaterales, donde no se promueve la participación, el diálogo la discusión o el compartir ideas.

El ciclo de aprendizaje en equipo descrito por Peter Senge,  en su libro la V disciplina, señala cuatro fases:

  1. Hacer reflexión pública: la gente dice lo que piensa y siente
  2. Crear visión compartida: Una vez que expresamos lo que pensamos y sentimos, miramos hacia el mismo lado y creamos versiones conjuntas frente a lo que nos pasa, necesitamos, para dónde vamos, etc
  3. Planeación conjunta: Identificamos los recursos internos y externos para encaminarlos hacia el logro de la visión que compartimos.
  4. Acción coordinada: Definimos la ruta y las acciones para lograr lo que nos proponemos.

Tenga presente que un equipo es un sistema conversacional, es importante enotnces, que las sesiones se muevan en un terreno que posibilite:
El Aprendizaje: Que podamos sacar algo provechoso para futuros encuentros y que sea agradable estar alli.
El Crecimiento: Que permita el desarrollo de las personas y de las relaciones a pesar de la complejidad de los asuntos que se estén abordando.
La obtención de un resultado productivo y de mutuo beneficio: Que salga algo concreto bien de las relaciones (Clima), los resultados, el equipo y la Organización.
Le sugerimos tener presente el siguiente esquema de nuestra herramienta Monitor, para evaluar su sesión de equipo: