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Mitos y realidades de las reuniones de trabajo


Jairo Reyes - 10 abril, 2018 - 0 comments

Hoy quiero plantearles algunos de los mitos que existen en torno a las reuniones de trabajo. A continuación planteo solo algunos de ellos con la intención de que ustedes me sugieran otros con base en su propia experiencia.
 
Mito 1: Que todos participen
Un mito muy extendido es el de creer que entre más asistentes se invitan a una reunión, mayor será la calidad de la misma y la participación. La realidad es que en la mayoría de reuniones con muchas personas, sólo participan e intervienen unas cuantas, mientras que las demás se preguntan ¿Yo que hago acá si el tema que me interesaba ya pasó y se habló durante 5 minutos? Los grupos con menos invitados son más eficientes. Una variación de este punto es el de considerar que hacer muchas reuniones es el único mecanismo para mejorar la comunicación de los equipos. La realidad muestra que la calidad de la comunicación es producto de la acción comprometida de las personas que lo conforman.
 
Mito 2: Hay que expresarse
También es muy frecuente que por pretender favorecer la participación se permita que se hable de cualquier tema. La libre expresión es importante, pero los aportes y expresiones puntuales y con foco son las que permiten el cumplimiento de los objetivos de las reuniones. Hasta las lluvias de ideas deben ser sobre un tema específico.
 
Mito 3: No se me olvida
Dice el dicho: lo escrito, escrito queda. El mito por el contrario es creer que lo hablado se recuerda con total claridad y se cumple. Esta es una de las principales razones por las cuáles muchas de las cosas que se hablan durante una reunión se quedan en palabras. La realidad dice que la información verbal puede ser imprecisa y efímera, y que para evitar olvidos y confusiones se debe registrar y quedar documentada. Adicionalmente, cada persona debe anotar los compromisos que asumen y se debe responsabilizar por cumplirlos.
 
Mito 4: Solucionemos todo
La idea extendida de que en las reuniones se deben resolver todos los problemas, representa una gran dificultad, porque por esperar a la reunión se aplazan soluciones, o se genera un gran desgaste por encontrar la solución definitiva. La realidad es que si bien algunas decisiones se deben tomar en las reuniones, lo más interesante es aprovecharlas para explorar posibles soluciones y puntos de vista.

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